Dans les premiers mois de mandat les élus avaient annoncé la mise en place d'archives municipales avec l'aide d'un archiviste du Centre de Gestion de l'Aveyron. Depuis début avril Alema Akara étudiante en master  Patrimoine et Culture numérique à Avignon est en charge de cette mise en place.

C'est à la Maison de la Mémoire que nous l'avons rencontrée en compagnie de Florian Boulet responsable des lieux mais aussi de Guillaume Bessière adjoint en charge du patrimoine et du maire Sébastien David.

"Il s'agit d'une mise en valeur de l'histoire des Saint-Affricains. Il y a la partie matérielle avec le volet bâtiments et celle historique et patrimoniale à la Maison de la Mémoire" débutait le maire.
" Depuis l'année dernière nous avons donné le tempo avec les agents de la Maison de la Mémoire, on croit en leur savoir faire et on a voulu donner une dynamique nouvelle pour que ce fonds soit vivant. Le volet archives est le chapitre 1 de la conservation" ajoutait Guillaume Bessière.
A l'heure actuelle les archives sont stockées sur plusieurs sites dont la Maison de la Mémoire. "On a accumulé beaucoup de choses, recueilli beaucoup de documents et on n'a jamais pu donner suite. Il faut rationaliser les choses, répertorier, créer des registres pour que ce soit plus simple dans un souci de préservation et de conservation. Il y a plusieurs types d'archives, les archives intermédiaires que l'on doit garder un certain temps et les archives définitives. On a 560 mètres de linéaire à traiter répartis sur trois sites. A la Maison de la Mémoire il y a environ 1/3 de ce qu'il y a à traiter, et on en a reçu beaucoup en 2009" expliquait Florian Boulet.

"Nous allons mettre en place des archives municipales, mais il y a des dossiers qui vont s'entrecroiser parce qu'on a aussi des archives du SIDZESA, de l'eau... qu'il faut aussi conserver. Il y aura deux sites bien distincts pour ce qui est historique à la Maison de la Mémoire, et tout ce qui est plus "administratif" qui sera stocké sur le site de la SEML SACA. Des consignes seront données aux agents dans les différents services pour savoir ce qu'on doit garder et comment. Il faudra aussi faire attention au stockage. Nous avons recruté des gens qualifiés pour épauler les agents de la Maison de la Mémoire" complétait M. Bessière.

Alema AKARA en charge de ce classement

Depuis le 1er avril Alema AKARA étudiante en master2 atPrimoine à l'Université d'Avignon est en poste pour mener à bien cette mission prévue sur 6 mois. "Je vais commencer par le tri et voir les documents expirés qu'il faut éliminer. Il y a une classification des documents par service, il faudra les conditionner et les classer dans des boites à archives tout en déterminant les documents intermédiaires qu'il faut garder 2, 3, 5 ou 10 ans. Il y a les archives définitives dont l'importance fait qu'il faut les garder. Les bulletins de paie ont une durée de vie administrative de 10 ans, après on peut les éliminer, le registre comptable a aussi une durée de vie administrative de 10 ans, mais après il faut quand même les garder. Pour détruire un document il faut que le conservateur des Archives Départementales le valide par un bordereau d'élimination, et qu'il valide si on peut on non détruire. Pour les dossiers à caractère personnel il faut détruire les documents dans un destructeur. On peut le faire en interne ou par le biais d'un professionnel, mais il faut pouvoir justifier de la destruction du document. C'est pourquoi il faut un fléchage de tous les documents pour pouvoir le faire. Il y a une nomenclature très spécifique et on mettra en place un tableau de gestion par service" expliquait Alema.
Questionnée sur ce qui lui plait dans ce métier "tout " répondait-elle spontanément "être en contact avec le document, découvrir des choses. J'ai déjà travaillé avec la collectivité de Béziers, de Gap, à la Bibliothèque Nationale de France mais aussi les archives du Togo, mon pays où j'ai obtenu une licence d'histoire. Ici on pose les bases, on va sensibiliser les services,. Si on ne s'en occupe pas, on se laisse vite envahir. Je vais tout mettre en place, mais il faudra qu'il y ait un suivi".

Des supports de communication historiques pour tout public

"Pour nous épauler nous avons une convention avec l'archiviste du Centre de Gestion si on a besoin d'une expertise plus poussée sur un document ou pour avoir les coordonnées d'un prestataire. Il est déjà venu, a fait un état des lieux au début du projet pour la mise en place du plan d'actions, et sur l'estimation de la durée de la mission. Alema sera épaulée par un autre étudiant en juin qui  est en formation dans les métiers du livre option documentation. De nouveaux dispositifs ont été amorcés pendant la section Covid. On travaille avec Florian sur l'écriture touristique et patrimoniale de l'histoire de St-Affrique. Il y  aura différents documents notamment ur l'église, le Pont Vieux, Emile Borel, la sous-préfecture, Africanus, le Rocher de Caylus, les dolmens.... Au total il y en aura une dizaine liant approche patrimoniale et touristique à destination du grand public avec un jeu, un flash sur des mots en occitan. Merci à Guillaume Bessière et Bernard Birot pour leur investissement" ajoutait Sébastien David. "Pour les archives, c'est le début d'une belle histoire, ce n'est pas accessoire, c'est très important, les archives ça ne s'arrête jamais et ça facilitera aussi les recherches de dossiers pour les agents dans les différents services".   

 D.R.